De rapportagestructuur werkte volgens het TSV-systeem: Transparante Sturing en Verantwoording. Dit systeem was een uniek product van de projectorganisatie Betuweroute. TSV staat voor transparantie, wie neemt en draagt verantwoordelijkheid voor wat. Voor sturing, iedere opdrachtnemer stelt iedere opdrachtgever in staat kennis te nemen van activiteiten binnen het eigen mandaat en besluiten te nemen over de zaken die buiten het mandaat vallen. En voor verantwoording door te rapporteren over bestaande referenties.

Vertrouwen
Op alle niveaus moest worden gerapporteerd, zogezegd ‘van modder tot minister’. De transparantie is neergelegd in de werkprocessen en in de regelmatige evaluaties. In de werkprocessen werd vastgelegd wie er aan wie op welke wijze verantwoording moest afleggen. Het sleutelwoord hierbij was vertrouwen: de waarheid mag gezegd worden, zonder diplomatieke of tactische termen. Een belangrijke rol was weggelegd voor de projectdirecteur. Door het continu wijzen op het belang van transparantie en het vertonen van het juiste voorbeeldgedrag heeft hij de medewerkers gestimuleerd.
Te allen tijde moest worden voorkomen dat het een papierwinkel zou worden. Men hoefde dus niet over alles rapport uit te brengen. Om te bepalen wat er wel gerapporteerd moest worden en wat niet, zijn twee vragen richtinggevend geweest. Ten eerste: wat kan ik niet zelf oplossen? Ten tweede: wat moet mijn baas weten om zijn werk goed te kunnen doen? De verantwoording bij de Betuweroute kende een opbouw van onderop, maar cruciaal daarbij was dus telkens de vraag wat het management zou moeten weten.

Sturen en verantwoorden
Het algemene doel van rapporteren volgens de TSV methode was tweeledig: enerzijds het verantwoorden over datgene wat is gedaan en het uitlokken van besluiten over nieuw te voeren beleid of anderzijds het vragen van een herbevestiging van bestaand beleid als daarover vragen bestaan. De TSV structuur ging dus, zoals hierboven al aangegeven, duidelijk uit van een scheiding tussen twee rapportagelijnen: sturen en verantwoorden. De rapportage in de zin van verantwoorden volgde de referenties tijd, geld en scope van het project en had tot doel het monitoren van verandering en het opsporen van afwijkingen. In principe leverde een dergelijke rapportage vrijwel nooit verrassingen op. Het ging immers om bestaande referenties. De rapportage in de zin van sturing gaf altijd aanleiding tot vragen. Hierbij vroeg de manager zijn opdrachtgever immers om besluiten of deelde mede binnen het mandaat besluiten te hebben genomen om bepaalde problemen op te lossen.
Deze wijze van rapporteren heeft invulling gegeven aan verschillende verantwoordelijkheden en vormde daarmee altijd de basis voor de sturingsgesprekken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer op alle niveaus. Beide partijen hadden behoefte om zowel te nemen als genomen besluiten toe te lichten en de noodzaak ervan te bepleiten. Afwijkingen van de referentie konden zodoende ook tijdig worden verantwoord door de manager of gesignaleerd worden door de opdrachtgever.