De projectorganisatie Betuweroute heeft te maken gehad met veel documenten. Gemiddeld zaten aan iedere meter spoor zes à zeven documenten vast. Ongeveer 99% daarvan heeft later niemand meer nodig, maar die ene procent wel. Omdat van tevoren niet was vast te stellen om welke procent het zou gaan, moest alles worden bewaard. En wel op zo'n manier, dat de documenten later makkelijk teruggevonden konden worden.

Invoering DOCS en EDM
Veel documenten waren alleen op papier beschikbaar. De projectorganisatie vond dit geen goede situatie. Daarom werd er een programma gestart om zo veel mogelijk documenten te digitaliseren. Samen met ProRail is voor ‘DOCS Open’ van Hummingbird gekozen. Dit programma was voor de Betuweroute anders ingericht dan voor ProRail, aangezien deze organisaties verschillen. Ook werkte de projectorganisatie met ‘Elektronisch Document Management’ (EDM). DOCS en EDM zijn meer dan alleen systemen. Het zijn werkwijzen en culturen. Het vergde tijd en discipline van de mensen in de organisatie om op een eenduidige en goede manier stukken te registreren. De systemen hielpen hierbij, maar men moet de bijdrage van de medewerkers hierbij zeker niet onderschatten.

ICT centraal
Toen de Projectorganisatie Betuweroute op haar grootst was, telde het zo'n vijfhonderd werknemers. Verspreid over veertien locaties. De uitdaging was duidelijk: alle medewerkers op alle locaties ICT-voorzieningen van een redelijk kwaliteitsniveau bieden tegen zo laag mogelijke kosten. De projectorganisatie koos hierbij voor een centrale aanpak. De ICT-voorzieningen waren centraal geregeld, waardoor de kosten zo laag mogelijk zijn gebleven.