Robuust sturen, beheersen en verantwoorden

Vanaf het begin van haar bestaan heeft de Projectorganisatie Betuweroute veel aandacht besteed aan de beheersing van het project. Sinds 2000 is deze aandacht gebundeld binnen het werkveld Projectbeheersing, onderverdeeld in Finance & Control, Planning & Risicomanagement, Documentatie- en Informatievoorziening, HRM en Kwaliteitsborging. Opvallend is dat het systeem waarmee het project werd beheerst geleidelijk aan is ontstaan. Zowel vanuit de eigen behoefte om de doelstellingen van het project binnen de gestelde grenzen te behalen, als vanuit de druk in de omgeving, is geleidelijk een dynamiek ontstaan met een groot aantal maatregelen. De Algemene Rekenkamer heeft daarover al verschillende malen positief geadviseerd in de rapportages die in de afgelopen jaren zijn gemaakt. Tevens verrichtte Prof. dr. Bent Flyvbjerg in opdracht van het ministerie van Verkeer en Waterstaat onderzoek naar de kostenoverschrijding van het project. Hij concludeerde dat de negatieve beelden rondom de kostenontwikkeling in de besluitvormingsfase in de publieke opinie onterecht worden doorgetrokken naar de uitvoeringsfase. De budgetoverschrijding in de uitvoeringsfase van het project bedroeg (zonder indexering) slechts 2%. Gemiddeld kennen soortgelijke internationaal vergelijkbare railprojecten een overschrijding van circa 34%. Flyvbjerg is van mening dat de projectorganisatie hiermee een prestatie van formaat heeft geleverd. Daarnaast was de Tijdelijke Commissie Infrastructuur (Commissie Duijvestein) ook tevreden over de uitvoering van de projectbeheersing. Reden temeer dus voor de Projectorganisatie om hier dieper op in te gaan. Wat waren de succesfactoren en wat waren de valkuilen? Tegen welke dilemma's liepen wij aan? In een lezingencyclus zijn deze thema's behandeld om samen met anderen te kijken naar de succesfactoren van Projectbeheersing. Nog steeds levert dit interessante inzichten op.

Stevig verankerd
Het stelsel aan maatregelen zoals dat heeft gefungeerd, is niet het resultaat van een welbewust ontwerp. Het is een zorgvuldig opgebouwd geheel, met voortdurende aanvullingen en ontwikkelingen om antwoord te geven op de gestelde vragen. Vragen vanuit de projectorganisatie zelf - om de doelstellingen van het project binnen de gestelde grenzen te behalen -, maar ook vanuit de projectomgeving. Projectbeheersing bij de Betuweroute was duidelijk aanwezig en stevig verankerd in de organisatie. De processen en procedures werden duidelijk uitgedragen, zodat iedereen wist waar hij aan toe was. Dit stelsel van processen en procedures (de formele kaders in het project voor bedrijfsplannen, plancyclus, wijzigingencycli) heeft de organisatie veel houvast geboden wanneer andere instrumenten ter discussie stonden.

Sturen, beheersing, verantwoording
Projectbeheersing bij de Betuweroute hield het volgende in: robuust sturen, beheersen en verantwoorden. Over al deze facetten is een bijzonder verhaal te vertellen, omdat de projectorganisatie op een aantal gebieden specifieke instrumenten heeft ontwikkeld. Maar ook omdat de toepassing binnen het project een bijzondere ervaring heeft opgeleverd.

• Sturen
  Op het gebied van sturing heeft het werkveld Projectbeheersing zich voortdurend aangepast. Bijvoorbeeld aan de fase waarin het project zich bevond en de omgeving. De projectorganisatie Betuweroute heeft zich moeten positioneren binnen het geheel van actoren.
• Beheersen
  Bij projectbeheersing ging het om drie gebieden:
  - administratieve processen
  - procesmatige borging
  - klassieke instrumenten van control
• Verantwoorden
  Verantwoording bij de projectorganisatie Betuweroute was georganiseerd volgens de TSV-filosofie: Transparante Sturing en Verantwoording. De interne en externe rapportages richting ProRail en het ministerie van Verkeer en Waterstaat waren volgens deze filosofie ingericht. TSV was stevig ingebed in de cultuur van de organisatie. Zowel de lijn als de staf van de organisatie werkte volgens deze principes.